MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE JCINNOVA S.A.S.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

JCINNOVA S.A.S., referida en adelante en este documento como JCINNOVA, es una
sociedad comercial colombiana con NIT 901614472-7. Tiene su domicilio principal en la
ciudad de Neiva (República de Colombia) y su dirección es Calle 42 No. 19 – 03. Su
teléfono de contacto es 3176742017 y su correo electrónico de contacto es
contacto@jcinnova.com

2. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución del presente documento y de conformidad con la
normatividad legal vigente, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del
Tratamiento dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la
cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información
que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.

d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su
calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva
alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

f) Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.

g) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.

i) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.

j) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k) Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

l) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

m) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. TRATAMIENTO, VIGENCIA Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES.

La vigencia de las bases de datos personales y su tratamiento dependerá de las
finalidades respectivas para las cuales se recolectaron los datos y de la normatividad
legal aplicable en cada caso.

El tratamiento de los datos personales se podrá desarrollar directamente por JCINNOVA o
por medio de terceros en Colombia o el exterior, caso en el cual se les deberá suministrar
los datos respectivos, respetando en todo caso las disposiciones legales pertinentes.

JCINNOVA podrá recolectar, almacenar, clasificar, actualizar, transmitir, transferir, suprimir
y en general usar los datos personales para los fines que se informen específica y
directamente al titular al momento de la recolección, y para las finalidades que a
continuación se señalan.

3.1 Finalidades generales para los titulares de datos personales:

A) Para el desarrollo y cumplimiento del objeto social de JCINNOVA y de cualquier
obligación legal o contractual de JCINNOVA con el titular de los datos personales.

B) Para la preparación (incluida la verificación de antecedentes y la veracidad de la
información proporcionada), celebración, ejecución, gestión y liquidación de
contratos con JCINNOVA. Estos contratos pueden ser con el titular de los datos
personales o con una persona natural o jurídica a la que el Titular esté o estuvo
vinculado, por ser el Titular: empleado, contratista, cliente, entre otros, de esta
persona. En caso de ser con una persona a la que está o estuvo vinculado el
Titular, quien suministre los datos personales del tercero debe contar con la
respectiva autorización de ese Titular.

C) Proveer los servicios o los productos requeridos por los usuarios de sitios web,
plataformas informáticas o software de cualquier tipo de JCINNOVA.

D) Crear y enviar publicidad, mercadeo y promoción en general de JCINNOVA, de sus
proveedores, de sus clientes, de empresas con las que tenga algún vínculo
contractual, o de los productos, servicios o eventos de cualquiera de los anteriores.

E) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

F) Organizar, desarrollar y/o invitar a eventos y actividades comerciales, académicas,
sociales, culturales o de otro tipo que JCINNOVAconsidere relevantes para el
Titular.

G) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos,
sobre preferencias de consumo, conocimiento sobre el mercado o ciertos
productos o servicios, investigaciones o estudios de mercado, académicos o de
otro tipo, tanto internos como externos, que sean de interés para JCINNOVA.

H) Para adelantar actividades de prospección comercial.

I) Para realizar proyecciones de ventas o de consumo.

J) Para medir, evaluar y mejorar los productos o servicios que se ofrezcan.

K) Para crear y usar cookies en el sitio web o aplicación respectiva para el
funcionamiento de la plataforma informática respectiva y el cumplimiento de los
fines de la misma y de JCINNOVA. El tratamiento de datos personales por medio
de cookies puede implicar hacer transferencia o transmisión a terceros.

L) Gestionar y dar respuesta a trámites y requerimientos (peticiones, quejas y
reclamos).

M) La gestión y el desarrollo de las actividades administrativas, contables, financieras
de JCINNOVA, incluida facturación, recaudo de cartera, verificación y reporte en
centrales de riesgo, registros contables, pago de nómina, entre otras.

N) Para contactar, enviar cotizaciones, devoluciones, garantías, intercambio de
documentos comerciales, y en general para todas las actuaciones, actividades y
procesos relacionados, vinculados o referidos con clientes, contratistas o
proveedores de la empresa.

O) Para el cumplimiento de las obligaciones estatutarias y legales de JCINNOVA,
incluidas las que son en relación con los socios y administradores de la misma,
tales como la citación a reuniones, el envío de información sobre la empresa, la
preservación de un registro de estas personas, el ejercicio de sus derechos tales
como el derecho de inspección, entre otros.

P) Para adelantar procesos de restructuración de la sociedad tales como fusiones,
adquisiciones, desinversión, entre otros.

Q) Suministrar a las instituciones estatales y organismos de control respectivos, los
datos requeridos para el ejercicio de sus funciones legales.

R) Suministrar datos personales a terceros con los cuales JCINNOVA o un tercero
contratista de esta, tenga una relación contractual y que sea necesario
entregárselos para el cumplimiento de obligaciones legales, del objeto del contrato
o de alguna de las finalidades acá establecidas.

S) Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa.

T) Suministrar, compartir o enviar de cualquier manera sus datos personales a
empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de JCINNOVA, ubicadas en
Colombia o el exterior, en el evento que dichas compañías requieran la información
para los fines aquí indicados.

U) Con fines de seguridad de los bienes de JCINNOVA y de las personas y bienes que
se encuentran e ingresan en instalaciones de JCINNOVA o donde haya dispuesto
mecanismos de seguridad. Para ello se podrá, entre otras medidas, registrar por
escrito datos personales de quienes ingresan, tales como nombre, cédula o
teléfono, así como realizar grabaciones audiovisuales, de solo video o de solo
audio. La voz y la imagen son datos sensibles y por tanto su autorización es
facultativa.

V) Informar sobre actualizaciones de fondo del presente documento de políticas u
otros documentos relevantes para el titular de los datos personales.

W) Para el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad establecidos por las
autoridades competentes.

3.2 Finalidades específicas solo para clientes y potenciales clientes de JCINNOVA:

X) Para la inscripción de posibles nuevos clientes y adelantar todos los trámites
comerciales, administrativos y legales requeridos para su vinculación como clientes
de JCINNOVA.

Y) Para la segmentación de los clientes o posibles clientes.

Z) Desarrollar actividades de atención al cliente y soporte técnico.

AA) Realizar análisis del consumo de los clientes, así como sus comportamientos en
relación con los servicios prestados.

3.3 Finalidades específicas solo para empleados, contratistas o posibles empleados o
contratistas:

AB) La preparación, celebración, gestión, desarrollo, control y terminación de las
relaciones laborales o contractuales de todo tipo con JCINNOVA.

AC) Para todas las actividades necesarias para la selección de personal para
JCINNOVA, incluyendo la realización de entrevistas y pruebas, así como la
verificación de antecedentes de la persona y su pertinencia para el cargo,
verificación de la veracidad de la información proporcionada, clasificación y
almacenamiento de la hoja de vida y demás información personal de la persona
para futuras convocatorias o necesidades de vinculación de personal, entre otras.

AD) Para comunicarse con el Titular, en razón a las funciones, actividades y
obligaciones desempeñadas en razón a un contrato suscrito con JCINNOVA o un
tercero, y en general para el cumplimiento del objeto de dicho contrato.

AE) Para fines históricos, de registro y de archivo interno, así como el cumplimiento de
obligaciones legales como la certificación de la vinculación contractual sostenida
con JCINNOVA por una persona.

AF) Para el cumplimiento de la normatividad relacionada con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo entre otros, el registro de los
participantes en los simulacros.

AG) Llevar registro y control de insumos, materiales y elementos de cualquier tipo que
se le entreguen al Titular.

AH) Para procurar el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, el control del
desempeño del empleado o contratista, adelantar las investigaciones y procesos
disciplinarios necesarios y en general buscar garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales o legales de contratistas y empleados.

AI) Registrar y mantener actualizada la información de contratistas, empleados y/o
pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de JCINNOVA, con el fin
de garantizar alguna de las finalidades establecidas en este documento, o al
momento de recolectar el dato o en la ley.

AJ) El desarrollo de las demás actividades propias de gestión humana y de
contratistas en general, que no hayan sido específicamente mencionadas hasta el
momento, tales como: afiliaciones y trámites con entidades del sistema general de
seguridad social; contacto con el empleado o contratista, sus familiares o personas
de contacto en caso de emergencia; actividades sociales, de bienestar y
capacitación; pago de salarios, honorarios o cualquier otro dinero adeudado, así
como las actividades administrativas asociadas a esto, como expedir recibos de
pago o el envío de comprobantes de pago; realización de los exámenes médicos
laborales; cumplimiento de convenios con fondos de empleados; y las demás
obligaciones contractuales o legales que se tengan.

3.4 Disposiciones generales en relación con las finalidades:

3.4.1 Para el cumplimiento de cualquier finalidad del tratamiento de los datos personales,
se podrá utilizar software, dispositivos o herramientas de cualquier tipo que empleen
inteligencia artificial, tales como de aprendizaje automático (machine learning), entre
otras.

2.4.2 Así mismo, para establecer comunicación con el Titular para el cumplimiento de
cualquier finalidad del tratamiento de los datos personales, se podrá utilizar cualquier
medio físico o digital disponible para comunicarse, tales como correos electrónicos,
mensajería instantánea (Whatsapp, Telegram, etc.), redes sociales o mensajes de texto,
dependiendo de la necesidad y disponibilidad.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Son derechos de los Titulares de datos personales:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JCINNOVA o los
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a JCINNOVA salvo cuando expresamente
se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la
normatividad legal vigente.

c) Ser informado por JCINNOVA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto
del uso que se les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la normatividad legal vigente. Para esto deberá agotar previamente el
requisito de procedibilidad, es decir el trámite de consulta o reclamo ante JCINNOVA.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento JCINNOVA o el Encargado han incurrido en conductas
contrarias a la Constitución y la ley.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.

5. CONSULTAS.

Los Titulares o sus causahabientes o sus representantes o apoderados debidamente
autorizados, podrán consultar los datos personales del Titular que repose en cualquier
base de datos de JCINNOVA. La consulta se podrá efectuar enviando un mensaje al
correo electrónico contacto@jcinnova.com suministrando como mínimo la siguiente
información:

-Nombre completo.

-Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

-Identificación del titular y de ser el caso, de su causahabiente, representante o
apoderado. Para esto deberá aportar copia del documento de identidad. Si se trata de
apoderado o representante, deberá además aportar copia de su documento y del
respectivo poder o documento que acredite debidamente tal calidad.

-Solicitud clara de los datos personales que desea consultar, bien sea ésta consulta
de todos los datos o de algunos datos personales en particular.

En caso de no cumplir con alguno de los anteriores requisitos, dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción de la consulta, JCINNOVA requerirá al interesado para que
corrija lo necesario. Si pasados dos (2) meses de hecho el requerimiento de subsanación
este no se ha atendido debidamente, se entenderá desistida la consulta.

De cumplir con los requisitos mínimos exigidos, la consulta será atendida en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá, la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.

6. RECLAMOS.

Los Titulares o sus causahabientes o sus representantes o apoderados debidamente
autorizados que consideren que la información contenida en una base de datos de
JCINNOVA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan
el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o
en la ley, podrán presentar un reclamo enviando un mensaje al correo electrónico
contacto@jcinnova.com suministrando como mínimo la siguiente información:

-Nombre completo.

-Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

-Identificación del titular y de ser el caso, de su causahabiente , representante o
apoderado. Para esto deberá aportar copia del documento de identidad. Si se trata de
apoderado o representante, deberá además aportar copia de su documento y del
respectivo poder o documento que acredite debidamente tal calidad.

-Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho
que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización
otorgada, revocarla, etc.)

-Documentos que se quieren hacer valer con el reclamo.

En caso de no cumplir con alguno de los anteriores requisitos, dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo JCINNOVA requerirá al interesado para que corrija
lo necesario. Si pasados dos (2) meses de hecho el requerimiento de subsanación este
no se ha atendido debidamente, se entenderá desistido el reclamo.

En caso de que JCINNOVA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.

Cumplidos con los requisitos mínimos exigidos para el reclamo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles desde su recepción se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Esta leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.

Así mismo, cumplidos con los requisitos mínimos exigidos, el reclamo se atenderá en un
término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha
de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.

7. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS

La gerencia de JCINNOVA tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para
hacer efectivos sus derechos. El canal para efectuar cualquier solicitud es el correo
electrónico contacto@jcinnova.comde acuerdo a lo indicado en los puntos 5 y 6 del
presente documento.

8. REMISIÓN LEGAL.

En lo no establecido en el presente documento se estará a lo dispuesto en la normatividad
legal vigente.

9. VIGENCIA Y CAMBIOS

El presente documento tiene vigencia desde el 04 de marzo de 2023.

JCINNOVAS.A.S.
NIT 901614472-7